מתי שולחים הזמנות ותזכורות? לוח זמנים מעשי לאישורי הגעה

שולחים מוקדם מדי, והאורחים שוכחים. מאוחר מדי, ולא נשאר זמן לסבב שני. זה לוח הזמנים שעובד ברוב האירועים.

שלושה עד ארבעה שבועות לפני: ההזמנה הראשונה

זה החלון האידיאלי לאירוע רגיל. ההזמנה עוד רלוונטית, אנשים כבר יודעים אם הם בארץ, ויש מספיק זמן לשני סבבי תזכורות. לחתונות גדולות עם אורחים מחו"ל אפשר להקדים לחמישה שבועות.

שבועיים לפני: תזכורת ראשונה

שולחים רק למי שטרם ענה. הניסוח חשוב: לא "למה לא עניתם" אלא "נשמח לדעת אם תגיעו, זה עוזר לנו לסגור מקומות". במערכת שלנו כפתור התזכורת מסנן אוטומטית את מי שכבר אישר.

שבעה עד עשרה ימים לפני: מתחילים לטלפן

מי שלא ענה לשתי הודעות כנראה לא יענה לשלישית. זה השלב של הטלפון: או שמרימים ידנית מרשימת הממתינים, או שמוקד שיחות ה-AI עושה את הסבב בשבילכם, שיחה בעברית ששואלת אם מגיעים וכמה, והרשימה מתעדכנת לבד. מתחילים מוקדם מספיק כדי שיישאר זמן לסבב שני.

שלושה עד ארבעה ימים לפני: סוגרים מספרים

זה הרגע לשיחה עם האולם. קחו את מספר המאשרים, הוסיפו רזרבה של 5 עד 10 אחוזים, וסגרו. מי שאמר "אולי" נספר כחצי.

יום לפני: הודעה חמה למאשרים

לא עוד בקשת אישור, אלא הודעה נעימה למאשרים בלבד: שעה, כתובת וקישור Waze. זה מקטין נשירה של הרגע האחרון ומרגיש שירות, לא רדיפה.

רוצים שכל זה יקרה כמעט לבד? ככה זה עובד ב-PLAN4ME.